Undslippe e-mail helvede

Dette blev først offentliggjort på min postliste The Looking Glass. Hver uge besvarer jeg en læsers spørgsmål.

Foto af fishbulb9

Hvordan kan jeg skrive mere effektive e-mails på kortere tid?

Sp .: Jeg bruger alt for meget tid på at skrive e-mails. Jeg har en tendens til at være meget detaljeret og dele masser af kontekst og tanker til mit team og ledere. Men som et resultat holder jeg hver aften alt for sent på at skrive lange e-mails med flere afsnit. Det påvirker min søvn og irriterer min kone. Hvad der er værre, mine lange e-mails er ikke engang effektive. Nogle gange får jeg nogle dage senere, og de siger ”Jeg så din e-mail, men jeg havde ikke en chance for at læse den endnu.” Kan du hjælpe mig med at undslippe e-mail-helvede?

Elsker det eller hader det, e-mail er sandsynligvis en vigtig del af dit job. Selv med moderne udskiftninger som Workplace eller Quip er asynkron skriftlig kommunikation vigtig for at dele planer, give feedback og tilpasse hold.

Og når dit team vokser, har du flere mennesker at oprette forbindelse til og flere og flere e-mails at skrive og svare på.

Så hvordan kan du stoppe med at have en indboks-nul FOMO, få dine point over kort sammenhæng og redde dit ægteskab? Læs videre.

Sørg for, at du faktisk er fokuseret

Inden du kan forsøge at skære ned på dine e-mails, så lad os være sikker på, at problemet faktisk er, at du bruger for meget tid på at skrive, og ikke at andre distraktioner holder dig tilbage. Min nylige artikel om at blive motiveret behandler dette emne. Alt godt der? Lad os fortsætte.

Byg dygtigheden til kortfattethed

Bare slå dig selv ved at sige "Jeg vil skrive kortere e-mails næste gang" vil ikke fungere. Du kan ikke bare vil dig selv til at ændre en indgroet vane. Som enhver evne kræver kommunikation praksis. Så anerkend, at dette vil tage tid og kræfter, men denne investering i selvforbedring vil betale sig i fremtiden.

Her er en teknik til at øve. Tag en e-mail, du allerede har skrevet på din normale måde. Rediger nu e-mailen til halvdelen af ​​ordene. Dette kan indebære, at nogle ord eller sætninger fjernes, eller du kan bare prøve at omskrive det hele fra bunden. Vær opmærksom på, hvad der er forskelligt mellem de længere og kortere versioner. Hvilke dele var faktisk vigtige, og hvilke dele var ekstra cruft?

Jeg har øvet dette med en talende coach før, hvor hun gav mig 60 sekunder til at besvare et spørgsmål (f.eks. "Hvad arbejder dit team og hvorfor"). Derefter svarer jeg det igen på kun 30 sekunder. Jeg var bedøvet over, at det 30 sekunders svar hver gang var mere fokuseret og tydeligt.

Undgå kløende ord

Piskede ord er din største fjende. Selvvindende sætninger som "Jeg føler", "Jeg er ikke sikker", "måske", ved hjælp af den passive stemme, eller stort set ethvert adverb spilder tid på både dig og din modtager og blander dit punkt. Undersøgelser viser, at dette "blødere sprog" er mere udbredt hos kvinder, så kvinder er på udkig.

Lær at genkende tegn på squish. Her er eksempler på, hvordan du transformerer din tekst.

Eksempel 1: Giv anbefalinger

  • Før: ”Jeg er ikke sikker på, om jeg har overvejet alle fordele og ulemper ved hver mulighed, men baseret på det, jeg ved i øjeblikket, synes jeg, alternativ 2 muligvis er et godt valg. Når det er sagt, er jeg villig til at blive overbevist ellers hvis du har et andet perspektiv på dette, som du gerne vil diskutere. ”
  • Efter: "Min anbefaling er mulighed 2. Hvordan lyder det?"

Hvad ændrede sig:

  • Dette er en e-mail, ikke en sten tablet. Det betyder ikke noget, hvor meget sjælsøgning du har gjort for at nå frem til din anbefaling. Hvis du foretrækker mulighed 2, skal du ejer det.
  • Hvis du har et spørgsmål, skal du medtage et spørgsmålstegn. At stille et spørgsmål som en langvarig sætning gør det ikke klart, at du ønsker et svar.
  • Før: 52 ord. Efter: 9 ord.

Eksempel 2: Koordinering af møder

  • Før: ”Jeg føler, at det ville være godt at møde igen for at diskutere dette emne yderligere. Jeg er ikke sikker på, om vi vil være i stand til at mødes igen, mens du er i byen denne uge, men hvis vi ikke kan lave vores tidsplaner, så vi kan samles personligt, før du går tilbage til Seattle, og derefter laver en videokonference i næste uge ville blive virkelig værdsat. ”
  • Efter: ”Kan vi mødes igen? Jeg foretrækker denne uges person eller en VC næste uge, når du er i Seattle. ”

Hvad ændrede sig:

  • Medmindre du taler med venturekapitalister, er VC et godt forstået akronym i sammenhæng med møder.
  • Modtageren ved, at personlige møder sker, når to personer er på samme fysiske placering. Du behøver ikke at stave det ud for dem.
  • Før: 68 ord. Efter: 18 ord.

Eksempel 3: Håndtering af mennesker.

  • Før: ”Med hensyn til din bemærkning om, at Jimmy ser ud til at være en smule frakoblet resten af ​​holdet, tror jeg, du har ret, og jeg værdsætter virkelig, at du har påpeget dette for mig. Efter at have undersøgt dette og tænkt på det lidt, får jeg indtryk af, at Jimmy muligvis ikke har modtaget en masse direktionsstyring, og i stedet har han fået en hel del frihed og fleksibilitet i valg af sine egne projekter og selvstyre sine egne prioriteter. Selvom dette fungerer OK for både ham og teamet, er Jimmy stadig relativt junior, så han fokuserer sandsynligvis ikke altid på det højeste prioriterede arbejde. Desuden tror jeg, at han faktisk ikke får meget input om, hvorvidt hans arbejde kunne forbedres eller ej. Dette er sandsynligvis ikke et presserende problem, da han generelt er temmelig hjælpsom, men jeg tror, ​​der er en mulighed for Jimmy til at udføre mere værdifuldt arbejde, der er mere tæt forbundet med teamet. Jeg tror, ​​det ville være nyttigt for ham at få hyppigere retning over de ting, han burde fokusere sin tid på, og også for ham at begynde at få mere feedback og opfølgning regelmæssigt på, hvad der ser ud til at fungere godt, og hvad er nogle af de områder, hvor tingene kan forbedres. Så det er hvad jeg tænker på at prøve med ham. Jeg vil prøve dette i de kommende uger, og jeg vil planlægge at fortælle dig, om dette ser ud til at være effektivt eller ikke med at forbedre Jimmys arbejde fremad med hensyn til at være mere godt forbundet med resten af ​​holdet prioriteter, ligesom hans arbejde generelt er af højere kvalitet. ”
  • Efter: ”Jeg er enig i, at Jimmy har brug for mere retning og feedback. Det gør jeg i næste uge. ”

Hvad ændrede sig:

  • Alt. Og alligevel intet. Den nøjagtige samme betydning blev formidlet, bortset fra denne gang vil folk faktisk læse den.
  • Før: 289 ord. Efter: 13 ord.

Kend din ende, før du starter

At haste direkte med at skrive uden en klar idé om, hvad du prøver at sige, er risikabelt.

Start med hænderne fra tastaturet. Tænk på dit tilsigtede resultat. Hvilke spørgsmål vil du stille? Hvilke punkter vil du gøre? Skriv denne oversigt hurtigt på plainspoken sprog. Setningsfragmenter er fine.

Du kan derefter udskille disse punkter, hvis nødvendigt, men ikke ordetsmed mere end nødvendigt. Med praksis ER denne oversigt faktisk din e-mail, og du kan ramme send på få minutter uden at sidde fast i et kaninhul med uendelige revisioner.

Ring til handlinger og navne med fed skrift

Hvis du er begravet i en bunke e-mail, er oddsene, at alle andre også er. Gør det nemt for modtagerne at vide nøjagtigt, hvad du vil have dem til at gøre. Hvis der er flere personer på tråden, og der er nogen, du især vil svare, skal du sætte deres navn med fed skrift med det tydeligt, hvad du forventer af dem, og hvornår.

Den almægtige TL; DR

Ideelt set er hele e-mailen kun afsnittet TL; DR ("for lang; læste ikke"). Men hvis mere kontekst vil hjælpe med at ramme, hvad din e-mail handler om, eller hvad læseren skal fjerne fra det eller gøre næste, skal du starte med dine konklusioner i et "tl; dr" -snit i starten, enten som en enkelt ligetil sætning (med fed skrift) eller nogle korte kuglepunkter.

Videresend etikette og den frygtede FYI

Som en følge af ovenstående skal du aldrig videresende langs en massiv e-mail-kæde uden en TL; DR af hvorfor du sender dette, og hvad du ønsker, at modtageren skal komme ud af det, f.eks. En hurtig oversigt over de dele, der skal fokuseres på eller en handling.

  • Før: “FYI. Se nedenunder. Tanker? ”(Efterfulgt af en dyb e-mail på 20 beskeder, der involverer et dusin mennesker, der drøfter en omstridt produktbeslutning.
  • Efter: “FYI. Se nedenunder. Vores designteam ønsker at understøtte B2C og C2C i en samlet strøm, men salgsteamet ønsker at prioritere B2C. Hjælp med at anbefale, hvordan vi kan løse dette. ”

At videresende en kæmpe tråd med intet mere end “Tanker?” I starten er e-mail-ækvivalenten med en flammende pose med hundebæje inden for døren.

Undskyld din kone og få mere søvn

Et lykkeligt ægteskab og masser af hvile er mere værd end nogen e-mail, og vil helt sikkert hjælpe dig med at være mere effektiv på dit job. Tak for dit spørgsmål, og jeg ønsker dig held og lykke med at ændre dine klodsede måder, når du vove dig ud mod de perlemoriske porte i indbakke-nul himlen.

Hvis du vil stille et spørgsmål eller følge ugentligt med flere spørgsmål og lignende, kan du abonnere på The Looking Glass adresseliste.