Foto af Leticia Chamorro

Helligdommen i din kalender

Jeg er i øjeblikket med forældreorlov, så i disse dage vågner jeg op med friheden i en tom kalender, der er klar til at blive fyldt med småbiltogture, besøg i græskarlappen og runde efter runde med sofasnugling. Da dette tidsrum derhjemme med min familie er så meget begrænset, er jeg fast besluttet på at værdsætte, til det bedste af mine evner, den enkle glæde ved hvert lille øjeblik.

Dette fik mig til at tænke på tid - hvor dyrebar det er, hvordan det er den ene ting, vi aldrig kan få mere af. Når jeg ikke har orlov, arbejder jeg, og når jeg arbejder, bruges den største del af mine vågne timer til forfølgelsen af ​​produktivitet, til at skabe noget nyttigt for verden.

Der er altid sansen for, at der aldrig er nok tid. Eller måske er der, men vi bruger det uforsigtigt og betaler store beløb for lidt afkast kun for at finde os selv på kort vej til det, der virkelig er vigtigt.

I årenes løb er det blevet mere klart for mig, at der ikke er nogen mere udfordrende og værdifuld opgave end god tidsstyring. Dette er, hvad produktiviteten koger ned til. For mange af os inden for kreative discipliner kan vi starte med at regere i kaoset i vores arbejdskalendere.

Her er nogle af mine mest nyttige tip:

Planlæg nok store tidstykker på din kalender til at fokusere på arbejdet.

Hvis dit primære job er som producent (dvs. designer, ingeniør, forfatter, videnskabsmand osv.), Er det kritisk, at du har lange, uafbrudte tidsblokke i din dag til at komme ind i strømmen af ​​kreativ problemløsning. Du kan ikke gøre det, hvis din dag er 80% møder, eller hvis dine møder er planlagt sådan, at du ikke får mere end en halv time her og en time der til rent faktisk at udføre dit arbejde.

En tommelfingerregel, jeg elsker, foreslået af Facebook-designleder David Gillis, er, at producenterne skal sigte mod at have mindst seks bidder på tre-plus timer uafbrudt arbejdstid på deres kalender hver uge. Dette gennemsnit ud til en tre timers blok hver dag (enten en hel morgen eller eftermiddag) plus en dag uden møde med to sådanne blokke.

Hvis en hurtig scanning af din kalender afslører, at du ikke mindst har så meget tid til at fokusere på at lave ting, er du enten ikke særlig produktiv, eller du arbejder aftener og weekender for at udfylde det hul, hvilket ikke er er ikke bæredygtig. Dette er et kritisk problem, der skal løses pronto. Fortæl din manager, din premierminister og dine holdkammerater, at du ikke har tid nok til at arbejde effektivt i løbet af den faktiske arbejdstid og bede om deres hjælp. Kan holdmøder flyttes til bare morgen eller eftermiddag? Kan alle blive enige om en dag uden møde? Kan du afvise alle ikke-væsentlige møder (se næste punkt)? Det kan føles uhøfligt at spørge, og i fortiden kæmpede jeg med dette, fordi det føltes egoistisk at bede andre mennesker omarrangere deres tidsplaner på mine vegne, men som manager kan jeg sige dig helt endeligt, at nogen med udtrykket "manager" i deres jobbeskrivelse er meget incitamenteret for at sikre, at producenterne har tid nok til faktisk at lave ting. Holdet som helhed bliver mere produktivt. Sådan er det.

Når du får den blokerede tid til at arbejde, skal du behandle det som om det er din bedstemors arvestykke juveler. Angiv klarhed for, hvad du vil opnå. Må ikke sige ”Jeg vil udforske denne designløsning” og derefter blive vejlagt ved at kontrollere og svare på e-mails. Sørg for, at du befinder dig i et behageligt arbejdsmiljø uden afbrydelser, så du virkelig kan fokusere. Find en skjult krog væk fra dit skrivebord, hvis det fungerer bedre for dig. Få dine yndlingsslag i kø, sluk for dine meddelelser, og fyr op med en fuld mave eller lidt kaffe eller te eller La Croix klar. Minimer dine distraktioner, så det er lettere at komme ind i strømmen og få krumtap.

Gå igennem din kalender i begyndelsen af ​​hver uge, og skriv dine top 3 prioriteter.

Den mest effektive ting, jeg har fundet for at hjælpe mig med at planlægge min tid med vilje, er at blokere 30 minutter hver mandag morgen for at studere min kalender. Jeg starter med at identificere de tre vigtigste ting, jeg vil udføre den uge, og jeg sørger for, at der er blokeret tid til disse ting.

Derefter ser jeg på hvert eneste møde i den uge for at sikre, at det hører hjemme. Hvis jeg er inviteret til noget, og jeg ikke ved, hvad det handler om, skyder jeg en e-mail til arrangøren, der spørger om dagsordenen. Hvis jeg har en regelmæssig planlagt 1: 1 med nogen, men jeg ikke har noget at diskutere med dem, foreslår jeg, at vi annullerer for den uge. Hvis jeg har en vigtig gennemgang eller præsentation, blokerer jeg for en ekstra tid dagen før for at forberede mig på den. Og hvis der er noget i mit sind, som jeg vil løse med nogen, spørger jeg, om vi kan planlægge noget tid den uge til at diskutere.

Aktiv kalender kræver en indsats, men det giver mig altid en større følelse af kontrol i løbet af ugen. Hvis du finder ud af, at du sjældent tilføjer eller afviser begivenheder til din kalender, er det normalt et signal om, at du er for passiv med, hvordan du bruger din tid.

Spørgsmål, om du virkelig har brug for at være på dette møde.

Når jeg spørger folk, hvad det største træk på deres tid er, er det øverste svar altid ”møder” - der er for mange af dem, de er ubelejligt planlagt, de er ineffektive - virkelig, hvorfor har vi endda møder?

Jeg er på ingen måde en mødehater, da jeg kun ser dem som et værktøj til at kommunikere information til at fjerne blokering af beslutninger. Men lad os være ærlige - vi bruger masser af kollektiv tid på møder, og ofte ikke værdifulde.

Hvad jeg har fundet, er, at der er en naturlig tendens til at være reaktiv på mødeindkaldelser. Et lille blåt rektangel vises pludselig på vores kalender, og vi behandler det som evangelium. Vi afviser andre anmodninger, der kommer senere. Vi ender med at ikke udføre mere vigtigt arbejde. Hvorfor? Der er nogle få grunde:

  • Ikke ønsker at svige nogen: Hvis en anden person anmoder om et møde med dig, antager du, at de skal have en god grund til at ville chatte, og selvfølgelig vil du hjælpe dem. Så du accepterer anmodningen, selvom du har vigtigere ting at gøre.
  • Føler en følelse af identitet eller inklusivitet: Hvis et møde føles som et "teammøde", har du det lyst, at du * skal * være der, for at andre ikke tror, ​​at du ikke er engageret i teamet.
  • Ønsker at være in-the-know: hvis et møde ser markant ud (senior ledelse er i rummet, er en stor beslutning ved at blive taget, er du nysgerrig efter, hvordan diskussionen vil gå), er det naturligt at være der , selvom du ikke rigtig er en aktiv deltager. Dette gælder især, hvis resultatet af mødet er noget, der vil påvirke dit arbejde.

Ovenstående kræfter har stor indflydelse på vores opførsel over for møder, men de er ikke altid funderet i klar logik. Vi er nødt til at være mere forsætlige. Her er min tommelfingerregel til møder:

Du skal deltage i et møde, når: a) du tror din tilstedeværelse vil ændre resultatet på en gearet måde, eller b) du vil være meget mere effektiv som et resultat af at være der.

For at teste de første kriterier spørger jeg mig selv, om jeg er en aktiv deltager i mødet. Taler jeg og bidrager, eller sidder jeg bare på sidelinjen? Har jeg et stærkt synspunkt om dette emne? Er der nogen andre, der kan repræsentere mit synspunkt lige så godt eller bedre? Vil der blive gjort mindre effektivt, hvis jeg ikke er der?

For at afprøve de andet kriterier spørger jeg mig selv, om jeg havde alt, hvad jeg har brug for, hvis jeg læser en andres noter om, hvad der skete på mødet. Hvis svaret er ja, er det et godt signal, at jeg ikke lærer meget mere ved at være der personligt. På den anden side, hvis jeg forventer at stille en masse afklarende spørgsmål, eller hvis det spørgsmål, der diskuteres, er kompliceret og subtilt, og jeg virkelig har brug for at forstå nuancerne for at gøre mit job godt, vil jeg deltage, selvom jeg ikke forventer at være en aktiv deltager.

Hvis et møde ikke opfylder et af disse to kriterier, tager jeg det som et tegn på, at jeg måske ikke behøver at være der. Det er ikke altid nemt at afvise - når jeg gør det, kan det føles som en anerkendelse af, at mit bidrag ikke er vigtigt i dette møde. Men tænk på det på en anden måde: din tid er begrænset, så ved at frigøre den time eller to, kan du nu sætte den i retning af noget mere værdifuldt. Vores ego burde ikke komme i vejen for det.

Spørg, om mødet kan gøres mere effektivt.

Nogle gange vil en bestemt mødeserie være vigtig for dig at deltage, men du får en fornemmelse af, at den ikke køres på den bedste måde. Måske tildeles en time, når der typisk kun er 30 minutter med nyttigt indhold, så folk snakker i cirkler for at udfylde resten af ​​pladsen. Måske grupper gruppen jævnligt med at finde løsninger på problemer, når det ville være bedre at bruge tiden til bare at identificere problemerne, og hvem der skulle løse dem offline. Mødet går måske gennem fem strømme af arbejde, men kun en af ​​dem betyder noget for dig, så du bruger de andre 50 minutter på din telefon. Selv hvis du ikke er mødearrangøren, påvirkes din tid og energi af ineffektive møder, så det er vigtigt, at du giver feedback om, hvad der kan gøre mødet bedre. Nogle ting at overveje:

  • Er der en klar dagsorden eller et formål med mødet? Hvis ikke, kan du foreslå mødearrangøren, at hun starter med at få alle på samme side om, hvad gruppen prøver at opnå (dvs. tage beslutning om X, dele oplysninger om Y osv.)
  • Er der uengasjerede mennesker på mødet? Jo større møde, jo dyrere er det, og jo højere skal kvalitetsbjælken være. På samme tid, jo større møde, desto mere sandsynligt er det, at nogle i rummet finder mødet (eller en del af det) irrelevant og afstemmer. Ved regelmæssige møder, som jeg afholder eller deltager med mere end 5 personer, har jeg en tendens til at være meget mere kritisk til, hvor nyttigt og effektivt mødet er. Mere end 80% af de deltagende personer skal finde mødet nyttigt og velfungerende. Hvis en flok af dem er på deres telefoner eller computere, der udfører andet arbejde, er det et godt signal, at mødet skal opdateres.
  • Kan et stort møde opdeles i mindre og mere fokuserede møder? For eksempel, hvis der er en "ugentlig teamsynkronisering", der diskuterer tekniske og designproblemer i løbet af en time, men ingeniørerne ikke behøver at være der for designdelen, og vice versa, er du bedre stillet med en "ugentlig design-synkronisering" og en "ugentlig teknisk synkronisering" med bare de relevante personer. En premierminister eller leder skal muligvis gå for at fordoble møderne, men holdet som helhed får mere tid tilbage.
  • Går diskussionen på mødet off-track? Når du går tilbage til, hvad den aftalte dagsorden var, hvis du finder diskussionen svinget til en mindre vigtig tangens, skal du minde rummet forsigtigt om at komme tilbage på banen. Nyttige linjer her inkluderer: 1) Hej, vi har kun 10 minutter tilbage, og vi har stadig nogle ting tilbage at diskutere ... 2) Vi er på en interessant tangens lige nu; kan vi tale om det næste gang og komme tilbage til at tale om X i dag? 3) Før vi forlader dette møde, er vi klar over, hvad de næste skridt er?

Skab tid til læring og inspiration.

Ikke alt, hvad der er vigtigt, er presserende, og der er ikke noget bedre eksempel på det end at tage sig tid til at investere i os selv. Overvej forestillingen om et flerdages træningskursus. Når disse typer ting kryber op på min kalender, føles de ofte som en irriterende husmand. Jeg tænker konstant på alle de presserende ting, jeg ikke kan gøre den uge, fordi jeg har det travlt i to dage. Efter jeg har taget kurset er jeg imidlertid overordentlig taknemmelig for, at jeg gjorde det. Hvis træningen gør dig endnu 1% mere effektiv i dit job i det næste år, vil det være værd at bruge 2 dage.

Andre eksempler i denne spand tager sig tid til at pleje vigtige forhold, blive mentor eller coachet, deltage i brancherbegivenheder, lytte til talere, du beundrer, eller blot læse mere om, hvad der foregår i dit felt.

Vær samvittighedsfuld over, hvilke ting du gør, fordi du elsker det, og som du gør, fordi det er vigtigt.

Vi ved, at det er sundt at spise salater, og det er det ikke. Og alligevel er vi kun mennesker; vi giver efter for den søde tand fra tid til anden. Det er sejt. Jeg vil aldrig fortælle dig, at du skal undgå alle cookies. Men lad os heller ikke lade som om at spise cookies er den mest effektive vej til sundhed. Nøglen til at bruge klischen fra madreklamer overalt er "en afbalanceret diæt."

Det samme kan siges om vores tid. Nogle ting på min arbejdskalender er der, fordi jeg elsker at gøre dem, fordi de resonerer med mig og giver mig energi. Eksempler er at indhente en gammel kollega til frokost, kaste sig ind på et kreativt projekt eller holde et foredrag til studerende. Skal jeg gøre disse ting? Nej. Er der andre mennesker omkring mig, der kunne gøre disse ting lige så godt eller bedre? Ja. Er det de vigtigste ting, jeg kunne gøre fra linsen til Hvad vil være mest effektive for min organisation? Nej. Igen, det er fint, så længe det ikke forstyrrer det job, vi er ansat til at udføre, og vi forveksler ikke hvad vi kan lide med det, der er mest vigtigt for jobbet og forventer at modtage den samme kredit for begge .

I sidste ende er vi vores egen tids vagter. Og kampen bliver hårdere og sværere, det ser ud til, jo ældre vi bliver. Når jeg vender tilbage til arbejdet, vil det være med et klart billede i mit bagspejle af, hvad jeg opgiver: bittesmå gabber og griner, opsamling af falde blade i indkørslen, mine børns korte babydage.

Når jeg ser tilbage på mine uger, måneder og år i jagten på at gøre nyttige ting til verden, vil jeg føle, at den tid, jeg gav, blev brugt godt.

Fortsæt videre til del II: en nærmere gennemgang af min egen kalender, og hvordan jeg bedre kan anvende disse principper.

Er du interesseret i at stille et spørgsmål eller følge med for mere råd? Tilmeld mig mit ugentlige brev.