Tanker om at opbygge et vellykket fjernteam

Hvordan en gruppe designere blev omdannet til et samlet Outlook-team

Illustrationer af Charles Riccardi.

I begyndelsen af ​​2017 var Outlook-designteamet baseret på 3 forskellige kontorer (Seattle, San Francisco og New York) ved hjælp af forskellige værktøjer til at designe og arbejde på flere OS-platforme (mobil, Mac, web og Windows). Samarbejdet mellem holdene var til enhver tid lavt. Det føltes som om vi var forskellige hold, der designede forskellige produkter, og det skadede vores brugeroplevelse.

Cirka på samme tid tiltrådte Benedikt Lehnert i Outlook som designdirektør og gav os frie tøjler til at løse vores nuværende situation, vel vidende, at det ville være en enorm mulighed for at forene vores team.

Vi fokuserede vores indsats i løbet af året på at øge samarbejdet på tværs af hold. Vi lavede ændringer i vores processer, pressede os til at sende en mere ensartet oplevelse på tværs af alle Outlook-produkter og sluttelig afsluttede året med at føle os som et hold.

Her er hvad vi lærte undervejs:

  1. Det er svært, men ikke umuligt at opbygge et vellykket fjerndesignteam.
  2. Forbedring af vores arbejdsgang skal være lige så vigtig som forsendelse af det endelige produkt.
  3. At designe et konsistent produkt kræver, at alle deler de samme værdier.

Læring nr. 1 - Det er svært, men ikke umuligt at opbygge et vellykket fjerntliggende designteam.

Det nuværende Outlook-designteam blev oprettet ved at slå sammen et par erhvervede teams, der arbejder på 5 forskellige platforme og er baseret på 3 forskellige kontorer. Problemet var, vi kendte ikke hinanden. Vi arbejdede på forskellige måder, og alle havde deres egen opfattelse af, hvad Outlook skulle være. Alligevel forventede vi, at vores team skulle kommunikere og fungere ordentligt uden at lægge nogen indsats i det.

Vi besluttede at arrangere regelmæssige personlige møder og opkald blandt holdene. Vi opretter hver uges designmøder og en månedlig allehånd. Vi fik også alle, der bruger Teams til afslappede samtaler i realtid.

Holdet hænger ud personligt ved vores sidste allehænder i Seattle og på en skitur i Whistler .

Vi ønskede også at bringe mere synlighed ind i, hvad hvert team arbejdede med. I begyndelsen af ​​året kunne en mobildesigner og en webdesigner begge forsøge at løse det samme problem og ikke vide om den anden persons indsats. For at skubbe designere til at dele og samarbejde mere, lancerede vi et ugentligt internt nyhedsbrev for at skinne fokus på aktuelle projekter og oprette åbne designanmeldelser mellem teams. Vi oprettede også en ny kanal i vores chat kaldet “Design Daily” til at dele aktuelt arbejde og udforskninger.

Vores “Design Daily” -kanal, hvor designere kan dele udforskninger, bede om feedback eller blot få nogle .

Endelig, til at dele ekspertise og opbygge empati blandt teams, opfordrede vi designere til at komme ud af deres komfortzone og arbejde på platforme, de ikke var vant til. F.eks. Tilbragte Andrew 3 måneder på at designe med det mobile team, før han overtog sin nuværende rolle som web lead.

Læring nr. 2 - Forbedring af vores arbejdsgang skal være lige så vigtig som forsendelse af det endelige produkt.

Øget synlighed i teamet hjalp os med at indse, at vi havde en vis tilpasning at arbejde på. Hvert platformteam brugte forskellige fillagringssystemer, designværktøjer og kommunikationsstandarder. Hvordan kunne vi stræbe efter at forene Outlook som et produkt, hvis vi ikke først kunne forene vores processer?

Efter en vis prøve og fejl fandt vi et strømlinet værktøjssæt, som vi alle var godt tilpas med. Vi gik fra at bruge Photoshop, Illustrator, Sketch, Adobe XD, Dropbox og lokale servere til kun at bruge Sketch (Ja! Vi bruger Mac'er), OneDrive og Abstract.

Vi bruger Abstract til at gemme, iterere på og dele vores UI-sæt og designs.

Brug af de samme værktøjer åbnede mange muligheder og reducerede hovedpine. Deling og adgang til filer fra andre hold blev hurtigt og nemt. Vores projekter var nu tilgængelige af alle, hvilket gjorde det enkelt at foreslå ændringer eller bygge nye udforskninger på eksisterende arbejde. For at undgå at spilde for meget tid på at grave gennem filer for at forblive opdateret om, hvad der foregik, byggede vi Wizard, et live online feed med alle de seneste ændringer, der blev foretaget på Sketch-filer.

Wizard er et internt websted, der viser forhåndsvisninger af de seneste ændringer på Sketch.

Deling af de samme værktøjer og arbejdsgang har givet os det stærke fundament, vi har brug for for at forbedre os. Næste på vores liste over forbedringer håber vi på at tackle bedre integration med vores forsknings- og datateam samt mere prototype.

Læring nr. 3 - At designe et konsistent produkt kræver, at alle deler de samme værdier.

En anden udfordring for os efter at have bragt teamet sammen og strømline vores arbejdsgang var at gøre Outlook-oplevelsen sammenhængende på tværs af alle vores forskellige platforme.

Til at begynde med ønskede vi at bringe alle vores principper, procesændringer og ressourcer på et sted. På den måde ville alle designere i teamet have en klar ramme, der hjælper dem med at løse problemer. Vi byggede et internt websted, der beskrev vores arbejdsgang og skitserede grundlæggende elementer i Outlook, fra cross-platform design, til farver, typografi og illustrationsstil. Det er fyldt med ressourcer og let at opdatere, så vi kan altid holde det relevant for teamet. Vi kalder det Outlook Design Playbook.

Vores interne Playbook hvor vi holder styr på vores processer og værktøjer.

Vi bad også en designer pr. Platform om at bygge og vedligeholde deres respektive UI-sæt. Kits hjælper os med at designe mere effektivt og konsistent. De skaber også et delt ordforråd mellem designere og ingeniører - etiketten til en farve eller en typestyle er konsistent mellem designspecifikationen og koden - og hjælper os med at bringe perfekte pixel-design til vores produktionsbygninger.

Vi har stadig meget at gøre for at Outlook føler sig sammenhængende på tværs af OS-platforme - og det er den spændende del for os. Vores team er mangfoldigt og alligevel samlet med et fælles synspunkt, værktøjer og rammer til at tackle disse kommende udfordringer.

Hvad er det næste?

Dette er en kontinuerlig indsats, og det er alles ansvar i gruppen at vedligeholde, mens de stadig undersøger måder at forbedre, teamkultur og -proces. Vi er glade for at se, hvad dette år bringer nu, når vi har disse arbejdsgange og grundlæggende elementer på plads.

Vi udvider vores team og leder efter talentfulde designere til at blive med. Hvis denne historie resonerer med dig, så tjek vores produktdesignstillinger her.

Følg Microsoft Design på Dribbble, Twitter og Medium

Denne artikel blev co-skrevet af Alice Default og Miles Fitzgerald og kunne ikke have sket uden hjælp fra alle vores Outlook holdkammerater. ️

For at forblive viden om Microsoft Design skal du følge os på Dribbble, Twitter og Facebook eller tilmelde dig vores Windows Insider-program. Og hvis du er interesseret i at blive medlem af vores team, skal du gå til aka.ms/DesignCareers.