Vorschläge zum Kochen: Wie Designagenturen Projektpläne und -schätzungen erstellen

Angenommen, Ihre Organisation plant eine Neugestaltung der Website. Sie recherchieren, erarbeiten ein gut durchdachtes RFP, senden es an eine Auswahlliste beeindruckender Agenturen und führen einige vielversprechende Gespräche. Nach anschließenden Gesprächen mit diesen Agenturen landen die Vorschläge in Ihrem Posteingang. Spannende Sachen! Nun ist es an der Zeit, sie zu überprüfen. Aber was unterscheidet einen guten Vorschlag von einem großen? Und wie bewerten Agenturen Ihr Projekt und erstellen einen Plan und ein Budget, ohne Sie wirklich zu kennen?

Die Realität ist, dass die Agenturen auch nach einigen Gesprächen mit Ihnen zu diesem Zeitpunkt noch eingeschränkte Einblicke in Ihre Organisation und Ihre Projektanforderungen haben. Deshalb stellen wir oft so viele Fragen, bevor wir einen Vorschlag entwickeln! Insbesondere bei strategischer Marken- und Designarbeit sind die Schwankungen, wie sich ein Projekt entwickeln könnte und was die Ergebnisse sein müssen, ziemlich groß.

Wenn Sie ein Angebot unterbreiten, haben wir die Aufgabe, unsere begrenzten Einblicke in Ihr Projekt in ein Dokument umzuwandeln, in dem dargelegt wird, wie wir Ihre Ziele erreichen und wie Sie mit uns arbeiten. Dies ist keine leichte Aufgabe, wenn man bedenkt, dass wir gerade erst erfüllt wurden.

Das Brot und die Butter eines großen Vorschlags

Wie können wir uns mit dieser Ungewissheit auseinandersetzen und einen Vorschlag erstellen, der wirklich in Resonanz steht? Nun, wenn Sie so etwas wie ich sind - was bedeutet, ein mittelmäßiger, aber zu selbstbewusster Hauskoch, dessen kulinarische Ausbildung ausschließlich von Chopped stammt -, können Sie die Elemente eines Vorschlags am besten auf die gleiche Weise verstehen, auf die ich gekommen bin Lebensmittel.

Wie bei jedem guten Rezept gibt es einige wichtige Bestandteile, die einen Vorschlag erfolgreich machen. Diese Elemente tragen dazu bei, dass eine Agentur Ihr Projekt besser versteht und Ohne sie riskieren wir ein Projekt, das auf Annahmen basiert. Würden Sie Guacamole ohne Limetten, Salz oder Koriander herstellen? Sie könnten es versuchen… aber im Grunde haben Sie nur buschige Avocado. Immer noch essbar, aber nicht ganz das, was Ihre Dinner-Gäste erwartet hatten.

Lust auf Tacos jetzt? Ich auch die ganze Zeit. Bevor Sie diesen Artikel jedoch für Ihr nächstgelegenes Taco-Gelenk festlegen, sollten wir über die wichtigsten Bestandteile sprechen, die einen durchdachten Vorschlag ausmachen. Jede Agentur hat vielleicht ein anderes Rezept, aber wir wissen, dass das Verständnis Ihrer Ziele und der Arbeitsrhythmen, des Prozesses, des Umfangs und des Budgets Ihres Projekts zu einem robusteren und genaueren Vorschlag führen. Dies ist auch kein Geheimrezept. Wir möchten es gerne mit Ihnen teilen, in der Hoffnung, dass Sie auf diese Weise detailliertere Ausschreibungen entwickeln, sich auf Aufforderungen mit Agenturen besser vorbereiten und Vorschläge bewerten können, die ein klareres Verständnis für den Prozess haben, mit dem sie erstellt werden. Vier wesentliche Inhaltsstoffe

Vier wesentliche Bestandteile

Bestandteil Nr. 1: Ihre Ziele

Bevor wir InDesign öffnen, um mit der Bearbeitung Ihres Angebots zu beginnen, möchten wir ein gutes Verständnis dafür haben, was in Ihrem Unternehmen vor sich geht, die Haupttreiber dieser Arbeit und Ihre allgemeinen Ziele für das Engagement. (Zum Glück dauert das Laden in InDesign oft so lange, dass wir es uns leisten können, während des Wartens recht nachdenklich zu sein!)

Wenn Sie unsere Erkenntnisse häufig lesen, werden Sie wissen, dass wir stark an Markenstärke und Design glauben, um Organisationen dabei zu helfen, ihre Wirkung zu steigern und den inneren Zusammenhalt zu verbessern. Daraus folgt, dass der Erfolg Ihres Projekts eine entscheidende Rolle dabei spielen kann, auch Ihre größeren Unternehmensziele zu erreichen.

Wenn Sie diese Top-Level-Ziele verstehen und wissen, wie Ihr Projekt damit zusammenhängt, können wir Ihr Projekt in unserem Vorschlag kontextualisieren. Es hilft Ihnen auch, andere Interessengruppen für diese Arbeit zu gewinnen, indem Sie die Verbindung zu größeren internen und / oder programmatischen Ambitionen demonstrieren.

Garantieren eines guten Vorschlags:

  • Bevor Sie sich an eine der Agenturen wenden, sollten Sie sich mit Ihrem breiteren Team Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, was dieses Projekt vorantreibt, warum Ihre derzeitige Marke oder Website nicht für Sie funktioniert und was Sie von einer neuen erwarten. Es kann verlockend sein, spezifische Details wie Features auf einer neuen Site aufzulisten, aber glauben Sie uns, wenn Sie sagen, dass Sie Ihre Zeit jetzt besser nutzen, um sich primär, wenn auch nicht ausschließlich, auf Unternehmensziele zu konzentrieren - selbst wenn sie es sind vage.
    • Achten Sie bei der Prüfung von Vorschlägen auf die Übereinstimmung mit Ihren Zielen. Unserer Meinung nach ist es eine großartige Markierung, dass eine Agentur den weiteren Kontext des Projekts versteht.
    • Bestandteil # 2: Arbeitsrhythmen

      Als Nächstes möchten wir wissen, wie Sie eine Partnerschaft erwarten. Eine etwas verrückte Frage, die wir uns stellen, wenn wir uns mit Organisationen unterhalten, lautet: „Was suchst du bei einem Partner?“. Normalerweise überrascht es die Leute - vielleicht, weil sie eher nach einer eHarmony-Frage klingt als nach einer kreativen Projekt - aber da Marken- und Designarbeit sehr kollaborativ ist, ist das Verständnis Ihrer Erwartungen ein langer Weg, um eine Vertrauensbeziehung aufzubauen.

      Die Antworten auf diese Frage geben Aufschluss darüber, wie sich unsere Beziehung im Laufe des Projekts entwickeln wird, und erlauben uns, ein bisschen tiefer in die Dynamik einer möglichen Partnerschaft einzutauchen. Durch das Verständnis Ihres Projektteams, der wichtigsten Entscheidungsträger und der Besprechungsstile können wir abschätzen, wie lange die verschiedenen Projektphasen dauern und wie kreativ Sie Ihr Team zusammenbringen Umfang unserer Arbeit mit Ihnen. Genau wie Ihre Ziele helfen uns diese Informationen dabei, Details zu unserem Prozess in einen Kontext zu stellen und einen zu beschreiben, der am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt.

      Garantieren eines guten Vorschlags:

      • Überlegen Sie, wonach Sie bei einem Partner suchen, wenn Sie Gespräche mit Agenturen führen. Benötigen Sie einen Partner, der das Projekt schnell voranbringt? Oder suchen Sie nach mehr Zusammenarbeit und Geduld, weil Sie wissen, dass Ihr Team sehr entschlossen ist, Entscheidungen zu treffen? Wenn Sie dies im Voraus wissen, erhalten Sie auf jeden Fall ein Gefühl dafür, welche Agenturen am besten geeignet sind.
        • Stellen Sie ein Projektteam mit definierten Rollen und einem Entscheidungsprozess auf. Dies sollte wichtige Entscheidungsträger und alle Personen in Ihrer Organisation einschließen, die zu dieser Arbeit konsultiert werden müssen. Dies hilft uns nicht nur, unseren Prozess an Ihre einzigartige Situation anzupassen. Sie haben auch eine großartige Frage, um potenzielle Partner zu fragen - haben sie Erfahrung in einem ähnlichen Kontext wie Sie?
        • Bestandteil # 3: Projektprozess

          Die Projektprozess-Seiten sind das Fleisch eines Vorschlags (und Sie dachten, ich hätte die Essensmetapher vergessen!). Dies ist der Teil des Vorschlags, an dem die Dinge Gestalt annehmen; Wo nehmen wir das, was wir über Ihre Ziele und Ihren Arbeitsstil gelernt haben, und passen Sie unseren Prozess an, um das Projekt bestmöglich auf den Erfolg auszurichten. Und während wir für Marken-, Design- und digitale Projekte einen ziemlich verfeinerten Prozess haben, ist kein Engagement das gleiche. Wenn wir wissen, dass Ihr Unternehmen beispielsweise ausreichend Zeit benötigt, um ein Feedback zu einem neuen Logo abzugeben, können wir beispielsweise zusätzliche Revisionsrunden in die Entwurfsphase des Projekts integrieren.

          Garantieren eines guten Vorschlags:

          • Versuchen Sie, Ihre Aufmerksamkeit auf den Prozess zu richten, während Sie mit verschiedenen Agenturen sprechen, und stellen Sie sicher, dass Sie Zeit haben, Fragen dazu zu stellen. Eine Agentur spricht immer gerne mit Ihnen über ihren einzigartigen Ansatz, und obwohl wir Ihnen nie genau sagen können, wie der Projekterfolg aussehen wird, können wir Ihnen sagen, wie wir Sie dort hinbringen.
            • Obwohl die Vorschläge wie recht offizielle und formelle Dokumente aussehen, ist keine der darin enthaltenen Informationen in Stein gemeißelt. Ein Vorschlag sollte der Beginn eines Gesprächs sein, nicht das Ende eines Gesprächs. Wenn Sie also das Gefühl haben, dass Teile eines vorgeschlagenen Prozesses für Sie nicht funktionieren, sprechen Sie bitte! Eine Agentur sollte sich freuen, entweder Änderungen vorzunehmen oder ihr Denken zu erklären.
            • Inhaltsstoff Nr. 4: Arbeitsumfang und Budget

              Wer sonst stimmt zu, dass ich das Beste zum Schluss verlassen habe ?! Niemand? Hm… wie seltsam. Nicht.

              Es ist kein Geheimnis, dass einer der wichtigsten (und für Agenturen herausfordernden) Aspekte eines Vorschlags der Umfang unserer Arbeit und das Budget sind. Die Realität ist, dass die Agenturen in Bezug auf den Umfang - die klar definierten Grenzen Ihres Projekts - nie genau wissen, was wir schaffen werden, bis wir mit der Arbeit beginnen. Das heißt, wenn wir Vorschläge zusammenstellen, müssen wir uns auf frühere Erfahrungen mit ähnlichen Projekten stützen, um zu verstehen, was für die Priorisierung am sinnvollsten ist.

              Das heißt aber nicht, dass wir keinen Vorschlag machen können, wenn der Umfang unklar ist. Tatsächlich schlagen wir in diesen Fällen ein Engagement für strategische Entdeckung als ersten Schritt vor, um die Ziele zu klären und die Details der zukünftigen Arbeit klarer zu beschreiben.

              Der geplante Umfang eines Projekts ist untrennbar mit seinem Budget verbunden, denn wie können wir nun wissen, wie viel etwas kostet, wenn wir nicht ein vernünftiges Gefühl dafür haben, was es beinhaltet? Budget ist eine Design-Überlegung wie alles andere. Wenn Sie also Ihre Erwartungen und Einschränkungen im Vorfeld erfüllen, können wir unseren Prozess an Ihre Bedürfnisse anpassen. Ehrliche Gespräche über das Budget tragen auch dazu bei, sicherzustellen, dass die in unserer Schätzung angegebene Zahl den Erwartungen entspricht.

              Garantieren eines guten Vorschlags:

              • Wenn Ihr Projekt bestimmte Elemente enthalten soll, beispielsweise eine robuste Analyseprüfung, dann teilen Sie dies den Agenturen mit, damit wir sicherstellen können, dass wir nichts auslassen, während wir den Anwendungsbereich durchdenken. Haben Sie andererseits keine Angst, uns zu sagen, ob Ihre Prioritäten unklar sind. Gute Agenturen sollten über einen Ansatz verfügen, um solche Situationen zu bewältigen, und sie können einen Vorschlag ausarbeiten, in dem dargelegt wird, wie sie Ihnen helfen, Ziele und Prioritäten zu definieren.
                • Erkundigen Sie sich nach den Kosten für Marken- und Designarbeit, wenn Sie über Ihr Budget nachdenken, und machen Sie sich mit den Agenturen über diese Anzahl klar, sobald Sie mit ihnen sprechen. Wenn Sie kein Budget haben, hilft es uns den Agenturen, einen unrealistischen Kostenvoranschlag in unserem Vorschlag zu machen, wenn Sie uns ein Gefühl für Ihre Erwartungen vermitteln.
                • Fragen stellen! Wie bereits erwähnt, sind wir gerne bereit, verschiedene Punkte zu rechtfertigen oder zu präzisieren oder gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen, insbesondere mit etwas so Wichtigem wie dem Budget.
                • Zusammenfassen

                  Um es kurz zu machen, es kann lange dauern, bis sich die Agenturen zum Sammeln von Informationen bereit fühlen. So wie ein Koch auf bestimmte Zutaten zugreifen muss, um ein Gericht zu verdienen, das einer 5-Sterne-Yelp-Bewertung von Yelp würdig ist, benötigen die Agenturen ein Verständnis für den einzigartigen Kontext Ihrer Organisation, um einen Vorschlag zu erstellen, der Wirkung zeigt. Auf der Grundlage Ihrer Top-Level-Ziele, Ihres Arbeitsrhythmus, Ihres Prozesses, Ihres Umfangs und Ihres Budgets können Agenturen damit beginnen, Ihre Projektanforderungen zu präzisieren und einen Ansatz zu entwerfen, der unser potenzielles Projekt zum Erfolg führt.

                  Okay, es ist endlich Zeit, diese Tacos zu bekommen! Denken Sie nur daran, wie viel besser sie jetzt schmecken werden, wenn Sie voll darauf vorbereitet sind, zwischen guten Vorschlägen und großartigen Vorschlägen zu unterscheiden - oder, wenn Sie mir ein letztes Mal frönen, den Vorschlägen von Guy Fieri und den Vorschlägen von Julia Child.