Tag 74 - Produktivitätsserie 1/7: „Was, wann, wie verwalten“

Originalfoto von Aaron Sebastian auf Unsplash

Produktivität ist wahrscheinlich eines der am häufigsten diskutierten Themen im digitalen Zeitalter. Wenn unser Leben schneller wird, werden die Produktivitäts-Tipps im Allgemeinen für die meisten von uns angewendet. Gibt es eine systematische Möglichkeit, an Produktivität zu denken, anstatt auf Tipps zu lesen und sofort zu vergessen? In dieser neuen Produktivitätsserie werde ich das Produktivitätsmanagement in der folgenden Struktur aufschlüsseln:

  • Allgemeine Hinweise: Verwalten von Was, Wann und Wie (dieser Artikel)
  • Planung: Ziel verwalten (14. Mai)
  • Planung: Priorität verwalten (15. Mai)
  • Doing: Zeit verwalten (16. Mai)
  • Doing: Distraction verwalten (17. Mai)
  • Prüfen: Energie verwalten (18. Mai)
  • Überprüfung: Fortschritt verwalten (19. Mai)

Lassen Sie uns als Serie Kick-off im heutigen Artikel überprüfen, was wir eigentlich verwalten und was wir zur Steigerung der Produktivität schaffen müssen.

Foto von STIL auf Unsplash

Das was

Definition

Die meisten Artikel zum Thema Produktivität geben Tipps und Tricks zum Verwalten der Pipeline - die Liste der Arbeiten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Zugegeben, die ursprüngliche Definition begann im wirtschaftlichen Bereich, was "die erzeugte Produktionsmenge pro eingesetzter Inputeinheit" ist. In diesen Tagen, in denen die Menschen von Produktivität sprechen, geht es jedoch mehr um Zeitmanagement, es handelt sich um "den Prozess des Planens und Trainierens" bewusste Kontrolle über den Zeitaufwand für bestimmte Aktivitäten. “

Im Bereich der Verbesserungspotenziale geht es jedoch nicht nur um "Planung für bestimmte Aktivitäten", sondern auch um "bewusste Kontrolle" und "Zeitaufwand". Daher ist dies eine Kombination aus Zeitverwaltung, Aktivitäten und uns selbst. Wenn es ums Selbstmanagement geht, sind unser physischer und emotionaler Zustand die Schlüsselfaktoren, die sowohl unsere Arbeitsleistung als auch unsere Entscheidungsfähigkeit beeinflussen. Um die Produktivität zu steigern, müssen wir zuerst verstehen, ob wir uns im richtigen Zustand befinden, und wie wir die Produktivität steuern können, wenn wir es nicht sind.

Foto von Tomas Yates auf Unsplash

Das wann

Schlechte Routine

Viele Menschen beginnen mit der Verwaltung der Produktivität, wenn sie die rote Flagge sehen, und zu diesem Zeitpunkt ist es zu spät, um die Situation zu retten. Wieso das? Weil die Ursache für eine geringe Produktivität entweder mangelnde Prioritätensetzung, geringe körperliche oder geistige Energie oder eine begrenzte Zeit ist; und wenn Sie die rote Flagge sehen, bedeutet dies, dass unsere Ressource düster ist und wir nur mit einer Zeitmaschine arbeiten können.

In dieser Situation müssen wir meistens bis zum nächsten Tag warten und sehen, ob wir die Lektion vom Vortag gelernt haben, und unseren Tag besser planen. Der Schlüssel zu einer hohen Produktivität hängt jedoch weitgehend von der Vorausplanung ab, so dass wir nicht wieder in dieselbe Falle geraten.

Ein weiterer wichtiger Zeitpunkt für die Aufrechterhaltung einer hohen Produktivität ist das Einrichten eines Kontrollpunkts zur Überwachung der Produktivität. Ob zwei oder drei Mal am Tag, alle zwei Tage, diese wichtigen Punkte helfen uns zu sehen, wie die Dinge ablaufen und wie gut Körper und Geist funktionieren, damit wir den Plan schnell anpassen können.

Produktivität ist mehr als das, was wir tun können, aber auch, wie gut wir arbeiten. Foto von Charlz Gutiérrez De Piñeres auf Unsplash

Das wie

Planung

Es gibt viele Möglichkeiten, unsere Produktivität zu verbessern, aber wie bereits erwähnt, ist der wichtigste Faktor die Planung. Hier einige einfache Hinweise zur Planung:

  1. Priorisierung: Beginnen Sie mit der Priorisierung wichtiger Aufgaben, damit wir unsere Energie für sie sparen können. Verstehen Sie, was wir während des Tages / der Woche wirklich erreichen wollen oder müssen, und planen Sie entsprechend.
  2. Abhängigkeiten: Gibt es etwas, das wir auf andere warten müssen, bevor wir loslegen können? Gibt es einen unkontrollierbaren Faktor (z. B. Treffen mit Führungskräften, die nicht umgeplant werden können?)
  3. Energieverbrauch: Wie viel Aufwand werden diese Aufgaben körperlich und geistig erfordern? Wie viele Aufgaben können wir an jedem Tag übernehmen?

Dies sind wichtige Faktoren, die den Erfolg unseres Plans beeinflussen. Je mehr wir wissen, desto besser können wir unseren Tag planen.

Überwachung

Sobald wir einen Plan aufgestellt haben, wird im nächsten Schritt überwacht, wie die Dinge laufen und wie wir arbeiten. Nachfolgend einige wichtige Faktoren:

  1. Überlauf: Gibt es größere / härtere Aufgaben als geplant? Machen wir entweder weiter oder holen wir es später ab?
  2. Energieniveau: Wie gut geht es uns Körper und Geist? Müssen wir eine Pause machen, unsere Stimmung ändern, oder sind wir „in-the-zone“ und können mehr Material herausholen?
  3. Das Unerwartete: Gibt es neue Dinge, die wir nicht geplant haben? (Ihr Chef / Untergebene benötigt zum Beispiel Ihre unmittelbare Aufmerksamkeit für etwas Wichtiges)

Lernen

Durch den Überwachungs- und Anpassungsprozess hat er einen verborgenen, aber wichtigen Wert: Lernen über uns. Was ist unsere Gewohnheit, wenn es eine Menge Arbeit gibt? Sind wir immer Soldatinnen und wirklich erschöpft? Oder werden wir überwältigt und verlieren den Überblick über andere Dinge?

Wenn wir täglich ein Tagebuch haben und es mittags und am Ende des Tages durchsehen, können wir uns in solchen Situationen besser kennenlernen und können anfangen, die Art und Weise, wie wir die Arbeit besser bewältigen, zu ändern bzw. zu optimieren.

Fazit

  1. Abgesehen von den Aufgaben, die wir bewältigen wollen, ist es auch wichtig, unser Energieniveau und die Geschwindigkeit der Implementierung zu steuern, um die Produktivität zu steigern.
    1. Die Planung im Vorfeld ist der Schlüsselfaktor für eine gute Produktivität. wichtige Aufgaben zu priorisieren, zu verstehen, ob Abhängigkeiten bestehen und
    2. Überwachen Sie während des ganzen Tages sorgfältig den Fortschritt und Ihr Energieniveau, um den Plan so anzupassen, dass Sie nicht leicht verbrennen.
    3. Welche Methoden verwenden Sie zur Bereichsverwaltung? Ich möchte gerne von Ihnen lernen.

      ABC. Sei immer klappern. “

      Um mehr zu sehen

      Alle Daily Agile UX-Tipps