Tag 76 - Produktivitätsserie 3/7: „Prioritäten verwalten“

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"Wo fangen wir an?" Dies ist eine der häufigsten Fragen, die wir bei der Bewältigung einer großen Anzahl von Aufgaben gehört haben. In dem gestrigen Artikel haben wir gelernt, wie wir Ziele verwalten, um sicherzustellen, dass wir unsere Zeit und Energie in wichtige Dinge investieren und produktiv sind. Heute werden wir uns etwas eingehender mit der Frage befassen, wie wir unserer Arbeit Prioritäten zuweisen und andere Prioritäten aufheben können, damit wir unsere Produktivität ganzheitlich steigern können.

In diesem Artikel werde ich den Inhalt in der folgenden Struktur aufschlüsseln:

  • Prioritätsprinzipien
  • Eisenhower Matrix
  • Tipps zur Aufgabenverwaltung
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Prioritätsprinzipien

Es gibt viele Tools und Frameworks für Prioritätseinstellungen. Beginnen wir mit dem allgemeinen Prinzip der Prioritätensetzung:

  • Was ist wichtig: ein offensichtliches Kriterium bei der Priorisierung der Arbeit;
  • Was dringend ist: Ist vielleicht keine wichtige Aufgabe, erfordert aber unsere sofortige Aufmerksamkeit. Senden Sie beispielsweise mein Dokument an meinen Teamkollegen.
  • Was hilfreich ist: muss auch keine wichtige Aufgabe sein, ist aber aus planerischer Sicht von Vorteil. Machen Sie zum Beispiel eine Pause oder strecken Sie Ihr Bein.
  • Was ist fertig? Manchmal sind die wichtigen Dinge für uns noch nicht fertig. etwas niedrig hängendes Obst in diesem Fall kann hilfreich sein, um es aufzuheben;
  • Was ist obligatorisch: Ob wichtig oder nicht, es gibt Dinge, die wir tun müssen. Zum Beispiel politikorientierte Arbeit;
  • Was ist riskant? Riskante Arbeit erfordert zusätzliche Planung und detaillierte Aufmerksamkeit. Daher müssen wir zunächst entscheiden, ob dies erforderlich ist, und den Aufwand bestimmen und entsprechend priorisieren

Eisenhower Matrix

Es ist wahrscheinlich das beliebteste Tool zur Priorisierung von Aufgaben, das von Menschen geteilt oder verwendet wird. Es ist so einfach wie zwei Fragen zu stellen: "Welche Aufgabe ist wichtig?" Und "Welche Aufgabe ist dringend?" Laut Wikipedia stammt die "Eisenhower-Methode" aus einem Zitat von Dwight D. Eisenhower:

„Ich habe zwei Arten von Problemen, das dringende und das wichtige. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend. “

Durch Querverweise auf die Antworten dieser beiden Fragen wird eine einfache Matrix wie in der folgenden Abbildung erstellt. Platzieren Sie einfach alle Aufgaben, die Sie kennen, in den entsprechenden Quadranten, und Sie haben eine klarere Einstellung, wie Sie sie verwalten können. Außerdem ist es hilfreich, Ihre Torliste und Ihr Vision Board neben sich zu haben, damit Sie besser bestimmen können, was wichtig ist und was nicht.

Bildquelle: Global Mind CSC

Sobald Sie alle Aufgaben in die Matrix aufgenommen haben, erhalten Sie einen besseren Überblick über: 1) worauf Sie sich konzentrieren sollten und 2) wie Sie damit umgehen können. Die Art und Weise, wie Eisenhower Matrix Aufgaben in den 4 Quadranten ausführt, ist in der folgenden Abbildung dargestellt.

  • # 1: Dringend + Wichtig: Wahrscheinlich ein Kinderspiel, machen Sie es einfach.
  • Nr. 2: Nicht dringend + Wichtig: Da dies wichtig ist, möchten Sie sicherstellen, dass Sie in gewisser Weise "ganz oben drauf" sind. Auch wenn Sie keine Zeit dafür haben, planen Sie zumindest, wann und wie Sie es tun müssen.
  • # 3: Dringend + Nicht wichtig: Wenn es nicht wichtig ist, besteht ein wichtiger Schritt darin, Aufgaben in diesem Quadranten schrittweise zu entfernen / zu blockieren, damit Sie sich auf die Quadranten 1 und 2 konzentrieren können Mensch oder Maschine (Automatisierung). Zum Beispiel erstellt der Dienst IFTTT (wenn dies dann der Fall ist) eine anwendungsübergreifende Aufgabenautomatisierung, sodass Sie nicht viel manuelle Arbeit erledigen müssen.
  • # 4: Nicht dringend + Nicht wichtig: Warum ist dies etwas in diesem Quadranten? Nun, könnte aufgrund sorgfältiger Arbeit oder obligatorische Aufgaben sein. Ähnlich wie in Quadrant 3 möchten wir diese Aufgaben löschen, damit wir unsere Qualitätszeit in Qualitätsarbeit investieren können.
Bildquelle: Gute Gewohnheiten entwickeln

Der Grund, warum wir Eisenhower Matrix als Routineprozess für die Priorisierung von Aufgaben verwenden, liegt darin, dass Sie die Kontrolle über Ihre Prioritäten und die Behandlung aller Aufgaben haben. Während des Vorgangs können Sie die Aufgaben auf Ihrem Teller rationalisieren, indem Sie versuchen, die Anzahl der Elemente in Ihrem Quadrant 1-Feld zu verringern und sich auf Quadrant 2 zu konzentrieren.

"Was wichtig ist, ist selten dringend und was dringend ist, ist selten wichtig." - Dwight D. Eisenhower

Wenn Sie mehr über die schrittweise Anleitung zur Verwendung der Eisenhower-Matrix erfahren möchten, lesen Sie den guten Artikel von Donita Brown „So verwenden Sie die Eisenhower-Matrix für die radikale Priorisierung in Ihrem täglichen Leben“. Unten sehen Sie ein YouTube-Video mit einer Einführung in die Eisenhower Matrix:

Tipps zur Aufgabenverwaltung

Wenn Sie alle Elemente in diesen Quadranten in Angriff genommen haben, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass Sie regelmäßig einchecken, um zu sehen, wie es Ihnen in der Matrix geht. Manchmal ist das, was gestern wichtig war, heute nicht mehr wichtig, und das, was dringend ist, hat sich rechtzeitig als flexibel erwiesen. Durch eine regelmäßige Überprüfung können wir die Aufgaben in der Matrix mischen und unseren Arbeitsplan nachrüsten.

In Bezug auf den Aufnahmeprozess, was in die Matrix aufgenommen werden sollte und was nicht, ist es wichtig zu bedenken, dass wir nur über begrenzte Zeit und Ressourcen verfügen. Wie die Schriftstellerin Julie Morgenstern vorschlägt, ist es in Ordnung, "Nein" zu sagen. Indem Sie einfach „Nein“ oder „später“ sagen, können wir uns auf wichtige Arbeiten konzentrieren und diese erledigen. Wenn Sie sich Gedanken über das Beziehungsmanagement machen, können Sie den Anforderern entweder Ihre Ressourcenbeschränkungen und -prioritäten erläutern oder sie bitten, die "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" zu klären, damit Sie Ihre Arbeit neu priorisieren können. Häufig verschwinden einige der "scheinbar dringenden" Anfragen organisch, wenn wir auf ein oder zwei Tage warten. Dasselbe gilt für "scheinbar wichtige" Anfragen.

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Fazit

  1. Die Priorisierung ist für die Produktivität von entscheidender Bedeutung, da wir uns auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren möchten, die die meisten Ergebnisse bringen.
    1. Eine gängige Methode zur Priorisierung von Aufgaben ist die Eisenhower-Matrix: Kategorisieren Sie Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit.
    2. Wenn wir sowohl die Leistung als auch den Auftragseingang sorgfältig überwachen, können wir unseren Durchsatz auf produktive Weise effektiver steuern.
    3. Mit welchen Methoden priorisieren Sie Ihre Aufgaben? Ich möchte unbedingt von Ihnen lernen.

      ABC. Sei immer klatschend.

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