Tag 77 - Produktivitätsserie 4/7: „Zeitmanagement“

Der Vater des modernen Managements, Peter Drucker, wurde bekanntlich zitiert: „Wenn man es nicht messen kann, kann man es nicht verbessern.“ Um die Produktivität zu messen, muss eine der wichtigsten Messgrößen Time-on-Time sein. Aufgabe. Egal wie produktiv wir sind, wenn wir nicht genau wissen, wie viel Zeit wir verbracht haben, kann das alles eine Wahnvorstellung sein.

Bildquelle: Stone Ventures

Deshalb werde ich in dem heutigen Artikel Methoden und Techniken zum „Verwalten der Zeit“ in der folgenden Struktur vorstellen:

  • Aufgabenschätzung
  • Kalenderverwaltung

Aufgabenschätzung

Eines der häufigsten Probleme bei der persönlichen Produktivität ist die mangelnde Einschätzung der einzelnen Aufgaben. Infolgedessen überschreitet eine Aufgabe häufig die erwartete Dauer und wird zu einem Schwarzen Loch, das all unsere Zeit und Energie einsaugt. Wenn die anderen Aufgaben von der Ausführung dieser Aufgabe abhängen, wird die Situation noch schlimmer. Ein gutes Verständnis der erforderlichen Zeit für die Fertigstellung ist daher der erste Schritt für eine erfolgreiche Zeitverwaltung.

Für die Beurteilung des Zeitaufwands auf Projektebene habe ich zuvor einen Artikel geschrieben und YY geteilt. Für Aufgaben auf persönlicher Ebene empfehle ich die Verwendung der T-Shirt-Größe, um die folgenden Schritte abzuschätzen:

  1. Definieren Sie die minimale Aufwandsgröße: Was bedeutet extra klein - XS-Aufwandsstufe? Ist es eine halbe Stunde Arbeit wert? Eine XS-Arbeitsstufe könnte beispielsweise sein: Exportieren einer Skizzendatei von Wireframe in PDF und Schreiben einer E-Mail mit einer Erläuterung für die Beteiligten, was sie von der angehängten PDF-Datei erwarten können.
  2. Verwenden Sie das Minimieren, um eine Skala zu erstellen: Wenn XS die Hälfte unseres Arbeitsaufwands bedeutet, kann das S eine Stunde, das M zwei Stunden usw. betragen. Erstellen Sie eine Skala, die für Sie sinnvoll ist, damit Sie den Arbeitsaufwand leicht erfassen und einschätzen können.
  3. Richten Sie den Benchmark ein: Überprüfen Sie anhand der Skala, was Sie letzte Woche erreicht haben. Auf diese Weise können Sie Ihre Geschwindigkeit an einem guten Tag im Vergleich zu einem durchschnittlichen Tag im Vergleich zu einem schlechten Tag verstehen.
  4. Probelauf in Ihrem Kalender: Sobald Sie die oben genannte Stufe Ihres Geschwindigkeitsverständnisses erreicht haben, können Sie Ihre Arbeit für diese und nächste Woche priorisieren und prüfen, ob Sie den Maßstab anpassen oder den Benchmark zurücksetzen müssen.

Pro-Tipp: Wenn Sie auf eine Aufgabe mit einer Größe von 2 L (XXL) oder 3 L stoßen, versuchen Sie, sie in kleinere Abschnitte aufzuteilen, damit Sie eine Reihe von nicht stressigen Aufgaben mit einer Größe von S, M, L verwalten können.

Bildquelle: Youtube

Kalenderverwaltung

Der Ephiphay

Haben Sie die Erfahrung gemacht, dass Sie anfangs eine scheinbar triviale Aufgabe ignorieren und es allmählich zu einem großen Haufen von Werken verschneit, bis zu dem Punkt, dass Sie es gar nicht mehr anfassen möchten? Wir zögern wahrscheinlich alle irgendwann in unserem Leben und haben hoffentlich alle unsere Lektionen gelernt. Wie das Sprichwort sagt: "verrückt, verrückt". Wenn wir keine Zeit investieren, um diese Aufgaben zu starten / abzuschließen, häufen sie sich auf natürliche Weise bis zu dem Punkt an, dass sie "zu groß zum Anpacken" sind.

Ich erinnere mich, dass ich ein interessantes Interview über die Verbesserung der Unternehmenskultur gelesen habe. Der Autor argumentierte, dass Kultur kein Schlagwort sein und die wahren Prioritäten von C-Suite-Führungskräften sein sollte. Bei der Untersuchung geht es darum, wie viel Zeit CEOs tatsächlich für wichtige Aufgaben zur Verfügung stellen, die sie als „im Vergleich zum Anspruch“ betrachten. Was mich erstaunt hat, war, dass der Kalender wirklich die Prioritätenliste enthüllt. Ich hatte eine Offenbarung und erkannte, dass ich meine To-Do-Liste durch einen Kalender ersetzen kann, um sicherzustellen, dass alles richtig geplant und mit einem bestimmten Punkt meines Zeitplans belegt ist.

Verfolgen Sie jede Aufgabe im Kalender

Unerwartet ist dies die leistungsstärkste Produktivitätsmethode, die ich je entwickelt habe, um meine Zeit / Aufgabe / Priorität effektiv zu verwalten. Denn auf diese Weise stelle ich sicher, dass alles im Kalender erfasst wird. Es gibt mir auch einen realistischen Überblick darüber, was ich für eine bessere Visualisierung tatsächlich tun muss. Egal, ob es sich um eine E-Mail von meinen Kollegen handelt, die mich um etwas bittet, oder um eine Aufgabe, die ich einleiten möchte, anstatt sie einer Aufgabenliste hinzuzufügen, ich schreibe sie einfach in den Kalender, damit ich den Überblick behalten kann.

In Outlook können Sie einen Kalendereintrag aus einer E-Mail erstellen, indem Sie auf das Symbol in der folgenden Abbildung klicken. Bildquelle: Grand Valley State University

Planen Sie Ihren Tag mit Kalender

Um den ganzen Tag über effizienter arbeiten zu können, ohne dass Sie sich ausgebrannt fühlen, ist es hilfreich, wenn Sie die tägliche Arbeitsbelastung planen und überwachen. Im Folgenden finden Sie eine einfache 3-Schritt-Methode, mit der Sie den Überblick behalten:

  1. Routine-Planungssitzung planen: Jeden Morgen verbringe ich mindestens 15 Minuten damit, zu überprüfen, was ich an diesem Tag tun möchte, was bleiben und was ausgehen soll (zum nächsten Tag wechseln oder delegieren / löschen). Durch Zählen der Aufgabenpunkte im Vergleich zu meinem Benchmark (z. B. S = 2, M = 4, L = 6, der Benchmark für den Gesamtpunkt ist 16 pro Tag) kann ich besser bestimmen, wie viel ich tatsächlich erreichen kann, ohne mich selbst zu begraben.
  2. Platzhalter für jede wichtige Aufgabe einfügen: Alles, was Sie tun möchten, sollte in Ihrem Kalender stehen. Sobald Sie dies getan haben, müssen Sie nicht mehr überlegen, was Sie in Ihrer Freizeit tun möchten. Es ist bereits in Ihrem Kalender geplant. Wenn Sie sicherstellen möchten, dass andere Personen genügend freie Stellen in Ihrem Kalender sehen, um ein Meeting mit Ihnen zu planen, setzen Sie Ihre eigene Aufgabe einfach auf "Kostenlos" (siehe Abbildung unten), damit sie nicht angezeigt wird, wenn andere Ihren Kalender betrachten.
  3. Routinemäßige Produktivitätsprüfung planen: Ganz gleich, ob es sich um eine Mid-Day-Überprüfung oder eine End-Day-Überprüfung handelt: Sobald ich anfange zu überprüfen, was tatsächlich passiert ist, und was ich geplant habe, erfahre ich mehr über mein Skalierungssystem, meine Schätzung und wie viel Ich kann / sollte als Bezugspunkt nehmen. Daher kann ich das System jeden Tag verbessern.

Fazit

  1. "Wenn Sie es nicht messen können, können Sie es nicht verbessern." Der erste Schritt zur Verbesserung der Produktivität ist das Schätzen / Verfolgen der Zeit bis zur Erledigung der Aufgabe.
    1. Durch die Verwendung der T-Shirt-Größen für die Aufgabenschätzung erhalten Sie ein besseres Bild Ihrer Geschwindigkeit und können Ihren Tag besser planen.
    2. Wenn Sie täglich eine 15-minütige Planungssitzung durchführen, können Sie produktiver arbeiten und Burnout vermeiden.
    3. Mit welchen Methoden priorisieren Sie Ihre Aufgaben? Ich möchte unbedingt von Ihnen lernen.

      ABC. Sei immer klatschend.

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