Betriebsmodelle oder wie arbeiten wir im Inland?

Inland Design ist als In-House-Design-Team in Migri jetzt eineinhalb Jahre alt. Wir machen noch unsere ersten Schritte. Gleichzeitig versuchen wir zu verstehen, wie wir unsere Arbeit erledigen. Dies ist zum Teil auch unseren Praktikanten zu verdanken, die uns dazu veranlasst haben, unsere Arbeit im Rahmen ihrer Masterarbeiten zu verlangsamen und zu analysieren. Es ist eine bewusste Entscheidung, die Arbeit eines Design- und Innovationslabors im Rahmen einer Regierungsbehörde zu formalisieren. Wenn wir uns weiterentwickeln und anderen empfehlen möchten, unseren Schritten zu folgen, müssen wir ständig dokumentieren, wie wir dieses Team aufbauen und unsere Arbeitspraktiken.

Gehen wir zum Punkt: Wie arbeiten wir? Wir haben derzeit vier Betriebsmodelle.

Modell 1: Von der Führung bis zur Beratung

Wie es funktioniert

In diesem Betriebsmodell nehmen wir Projektideen von Einwanderern, einer Migri-Einheit oder Migri-Stakeholdern und versuchen, diese umzusetzen. Das bedeutet, dass wir zu Beginn eines Projekts viel Mühe aufwenden, aber Schritt für Schritt werden wir ausgeblendet. Dies bedeutet, dass andere Projektteams im Laufe des Projekts die Verantwortung übernehmen. In der nächsten Projektphase arbeiten Inland und ein anderes Team zusammen und teilen die Verantwortung: Inland ist als gleichberechtigter Partner und volles Mitglied des Projektteams am Projekt beteiligt. Nach der Übergabe der Hauptverantwortung kann Inland in verschiedenen Formen Teil des Projekts sein: Wir können konsultieren oder ein normales Mitglied des Projektteams sein.

Beispielprojekte

Im Fall von Kamu, Migri's Chatbot, haben wir viel gearbeitet, bevor ein engagiertes Team im Bereich Digital Services anfing und langsam die Hauptverantwortung für das Projekt übernahm: Wir haben eine Vision und ein Konzept erstellt, an der Persönlichkeit des Chatbots gearbeitet und verschiedene Stakeholder innerhalb der Organisation an Bord. Eine Zeitlang haben wir parallel mit dem engagierten ENNI-Team in der Abteilung Digital Services zusammengearbeitet. Inland beteiligt sich in der nächsten (und aktuellen) Phase der Zusammenarbeit weiterhin an wichtigen Entscheidungen und Zeiträumen: Wir haben den Chatbot-Piloten bewertet und erleichtern jetzt die Planung der nächsten Schritte und geben Empfehlungen für die zukünftige Entwicklung. Inland berät auch zu Anwendertests und zur Benutzerfreundlichkeit und trägt maßgeblich dazu bei, neue Experimente durchzuführen, die innerhalb dieses Teams stattfinden, z. das laufende Kamu-Stimmenexperiment.

Beim reibungslosen Start haben wir noch eine Schlüsselrolle. Inland koordiniert das Projekt zwischen den drei Organisationen. Im Jahr 2018 waren wir Leiter dieses Projekts, aber jetzt, im Jahr 2019, teilen wir immer mehr Verantwortung mit dem engagierten Team in Migri's digitaler Serviceabteilung sowie mit den Teams in Vero und PRH. Das langfristige Betriebsmodell in diesem Team hängt von der Zukunft dieses Projekts ab.

Modell 2: Mitmachen

Wie es funktioniert

In diesem Betriebsmodell werden die Projekte von anderen Stakeholdern in Migri initiiert und geleitet. Inland wird gebeten, sich an diesen Projekten zu beteiligen, um seine Expertise im Bereich Service Design einzubringen. Inland schließt sich diesen Projekten in sehr frühen Projektphasen als vollwertiges Teammitglied an und gestaltet das Projekt oft selbst mit. Von Anfang an arbeiten wir in interdisziplinären Projektteams, wobei Inland volles Teammitglied ist.

In diesen Projekten umfassen unsere Aufgaben häufig die Nutzerforschung und deren Analyse, die Klärung von Zielen, die Erleichterung von Workshops und die Visualisierung der Ergebnisse. Inlands Schlüsselrolle in diesen Projekten ist für uns die Sicherstellung eines iterativen und kollaborativen Prozesses.

Beispielprojekt

Ein internes Migri-Team namens KEPA (kehityspalvelut - Entwicklungsdienste) bat uns um Unterstützung bei der Entwicklung von Karten, um die Entwicklungsdiskussionen zu erleichtern. Diese Karten enthalten Fragen zu drei Themen: Wohlbefinden am Arbeitsplatz, Karriereentwicklung und Lernen. Diese Fragen unterstützen die Entwicklungsdiskussionen. Wir haben die Karten entworfen und basierend auf dem Feedback der Mitarbeiter sowie der Führungsebene von Migri verbessert. Die endgültigen Karten wurden erstellt und können während der Entwicklungsdiskussion verwendet werden.

Modell 3: Beratung

Wie es funktioniert

Bei diesen Projekten sind wir Berater. Dies bedeutet, dass wir nie Vollmitglieder des Projektteams werden, sondern eine weiter entfernte Rolle einnehmen. Die Beratung kann verschiedene Formen annehmen und in verschiedenen Projektphasen stattfinden: Inland könnte zur Erstellung des Projektplans beitragen, indem er die Roadmap mitentwickelt und Benutzerforschung und -tests festlegt. In anderen Fällen nehmen wir an wichtigen Projektmeetings teil oder kommentieren einfach Zwischenergebnisse. Der Schlüssel in diesem Betriebsmodell ist, dass wir keine unabhängigen Maßnahmen oder Verantwortung für die Lieferung dieser Projekte ergreifen.

Beispielprojekt

Durch unser Service Design Ambassador Training haben wir einen Rahmen für die Arbeit der Teilnehmer geschaffen. 30 Beamte arbeiteten im Rahmen ihrer Ausbildung an eigenen Projekten. Unsere Aufgabe war es, einen Konstruktionsprozess zu unterrichten, in dem Endbenutzer in verschiedene Phasen des Konstruktionsprozesses eingebunden sind. In den einzelnen Projekten haben wir beraten, wie in wichtigen Momenten vorzugehen ist. Die Projektteams haben selbst entschieden, welchen Rat sie nehmen und welchen sie verlassen müssen.

Modell 4: Raum für Zusammenarbeit schaffen

Wie es funktioniert

Inland fungiert in diesem Modell als Bindeglied zwischen Designexpertise von Hochschulen, NGOs, anderen öffentlichen Behörden oder verschiedenen Teams in Migri. Die Arbeit, die wir in diesem Betriebsmodell leisten, ist möglicherweise nicht in Form von Projekten, sondern kann auch Initiativen sein. Für uns ist es wichtig, diesen mitgestalteten Raum zu schaffen, um in zukünftigen Bemühungen zu denken.

Beispielprojekte und Initiativen

Wir verbinden Migri auf verschiedene Weise mit der Wissenschaft: a) durch unsere Praktikanten, b) durch Projekte und c) durch die Produktion von Veranstaltungen. Bisher hatten wir zwei Praktikumsrunden bei Inland. Sie verbringen sechs Monate als Teil unseres Teams, um ihre Masterarbeit über Inlands Arbeit zu schreiben. Die Studierenden erhalten eine Anleitung für ihre Masterarbeit, ein Thema, an dem gearbeitet werden kann, und echte Erfahrung als Service-Designer im öffentlichen Sektor Finnlands.

In bestimmten Kursen haben wir den Studenten Aufgaben gegeben und sehr gute Ergebnisse erzielt. Besonders wenn eine Studentengruppe eine gründliche Usability-Prüfung unserer digitalen Dienste durchgeführt hat. In diesen Fällen bitten Lehrer von Designkursen, den Schülern Feedback zu geben. Diese Kurse können kurz und intensiv sein oder sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Nach Angaben der beteiligten Studenten war es interessant, in einem Regierungsprojekt mitarbeiten zu können.

Im Jahr 2018 haben wir an mehreren Veranstaltungen mit einem Professor an der Aalto University zusammengearbeitet. Wir haben zum Beispiel einen Designer aus Estland zu einer Veranstaltung namens "Innovation and Design Labs in the Government" eingeladen. Wir und der estnische Beamte teilten unsere Expertise rund um das Thema Designern im finnischen öffentlichen Sektor sowie Migri-Mitarbeitern mit.

Um zusammenzufassen

Als wir anfingen, in Migri zu arbeiten, hatten wir nur ein Betriebsmodell (Modell 1). 2017 haben wir darüber in einem Artikel geschrieben. Heutzutage gibt es verschiedene Wege, auf denen wir bei Migri zusammenarbeiten. Wir sehen dies als große Errungenschaft und Teil der Entwicklung der Arbeitspraktiken unseres Teams.

Diese verschiedenen Betriebsmodelle beschreiben die Funktionsweise von Inland und beschreiben, wie wir Inland sehen: Wir sind ein integraler Bestandteil der Organisation. Wir wollen Projekte und die Arbeitskultur insgesamt beeinflussen. Aus diesem Grund konzentrieren wir unsere Ressourcen nicht nur auf wenige Hauptprojekte, sondern verteilen unsere Zeit auf viele. In der Praxis bedeutet dies, dass einige unserer Teammitglieder intensiv mit dem ersten der Betriebsmodelle arbeiten, während andere eher in der Beratung, der Teilnahme und dem Einbringen von Design-Know-how aus der Wissenschaft arbeiten.

Wir bemühen uns besonders, mit verschiedenen Einheiten zusammenzuarbeiten, und dafür benötigen wir unterschiedliche Betriebsmodelle. Wir glauben, dass wir unser Netzwerk von Mitarbeitern innerhalb von Migri und mit anderen Behörden mit diesen Modellen kontinuierlich erweitern müssen.

Verschiedene Betriebsmodelle helfen Inland, Migri besser zu bedienen. Wir sind flexible Partner, die den unterschiedlichen Bedürfnissen verschiedener Teams gerecht werden. Noch wichtiger ist, dass Migri uns innerhalb von 1,5 Jahren seit der Gründung von Inland begeistert hat. Wir werden jetzt ständig gebeten, an Projekten teilzunehmen, die von anderen Teams geleitet werden. Wenn wir auf diese Weise arbeiten, glauben wir, dass wir als Designer in Migri die größte Wirkung haben können.

Autoren: Mariana Salgado & Suse Miessner